リファレンスチェックとは？必要性・費用感・代行サービスを紹介
ソルナのSNS時代の人物健全度調査サービス「ネットの履歴書」と同じく、面接だけではわからない情報がわかる「リファレンスチェック」。
後者は、転職活動を行う際にしばしば行われます。
特に外資系企業への中途入社を目指す際に、実施されるケースが多いと言われています。
日本の企業でも、近年リファレンスチェックを行う企業は増加傾向にあり、その意味や必要性・目的等を把握しておくことが大切です。
今回は「ネットの履歴書」との違いをよく理解するために、リファレンスチェックのメリットや流れ、具体的な実施方法などをわかりやすく解説するので、ぜひ参考にしてみてください。
リファレンスチェックとは
リファレンスチェックとは、英語で「Reference Check」、つまり「身元照会」を指す言葉です。
中途採用のための審査段階において、前職での実績や勤務状況、人物像などの情報を調査するケースがあります。
この調査こそが、リファレンスチェックです。
リファレンスチェックは、中途採用を行おうとする企業が、応募者の前職の上司や同僚にヒアリングするスタイルで実施されます。
応募先企業が自ら調査を行うケースもあれば、専門の調査会社に依頼し、代行してもらうケースもあります。
前の勤め先に電話で問い合わせる調査スタイルが一般的ですが、書類を用いて手続きを進めていく事例や面接によって必要な情報を集める事例もあります。
日本では長らく「外資系企業の中途採用で行われる調査」といったイメージでしたが、近年の状況は少しずつ変化。
日本企業では、幹部として中途採用を行う場合に実施するケースが多いようです。
リファレンスチェックの必要性・目的とは
では、そもそもなぜリファレンスチェックが必要なのでしょうか。
リファレンスチェックの目的は、応募者の「人となり」を知ることにあります。
- 本人が申告しているスキルの内容は本当なのか？
- 具体的にどのような仕事スタイルを好むのか？
- どういった人柄なのか？
- 前職でどのような実績を積み重ねてきたのか？
- どの程度会社から評価されていたのか？
これらの情報は、新たな人材を採用しようとする企業にとって、極めて重要な意味を持ちます。
少しでも多くのヒントを得るため、選考の過程でアプローチ方法を工夫している企業も多いのではないでしょうか。
しかし、どれだけ工夫を重ねても、応募書類や限られた面接時間の中ですべてを見極めるのは難しいもの。
結果として、採用後のギャップに悩まされてしまうケースも少なくありません。
リファレンスチェックの目的は、このような「面接だけではわからない情報」を探ることです。
求職者の情報に嘘がないとわかれば、自信を持って内定を出せるでしょう。
リファレンスチェックのメリット
ではリファレンスチェックには、具体的にどういったメリットがあるのでしょうか。
導入する企業にとってのメリットを、4つ紹介します。
1.本人に聞きづらい項目も客観的な情報を確認できる
リファレンスチェックでは、前職の関係者から、求職者に関する情報を収集できます。
求職者本人からの情報よりも、より客観的な意見を聞き、採用活動に反映させられるでしょう。
中途採用の応募書類や面接の場で、「少しでも自分をよく見せて内定をもらいたい」と思うのは、応募者にとって自然なこと。
とはいえ採用活動を行う企業の立場で、「この情報は本当ですか？」と確認するのは簡単ではありません。
リファレンスチェックなら、応募者自身が提示した情報の信ぴょう性について、本人をよく知る人に確認できます。
また、応募者自身に隠すつもりがなくても、採用する側とされる側でギャップが生じるケースは多いものです。
外資系企業の場合、「ビジネス英語を十分に使いこなせること」が採用のための前提条件になるでしょう。
しかし、どの程度で「使いこなせる」と言えるのかには、個人間で差が生じます。
リファレンスチェックをすれば、本人が申告しているスキルについて、より具体的な状況を把握できます。
2.ミスマッチによる早期退職を予防できる
採用活動を経て、貴重な人材を確保したとしても、企業にとって避けて通れないのが早期退職リスクです。
コストをかけて採用し、人件費や教育費を投じたとしても、その人材が職場に馴染めなければ、無駄になってしまいます。
リファレンスチェックをすれば、応募者の人柄や仕事スタイル、仕事に求めるものなども、細かく把握できるでしょう。
自社の雰囲気や仕事スタイルに合った人材を採用しやすくなり、早期退職リスクを低減できます。
3.入社後のマネジメントに活用できる
リファレンスチェックで得た情報が生きる場面は、採用シーンだけではありません。
応募者本人に関する細かな情報は、入社後のマネジメントにも活用可能。
本人の希望や適正に合わせて、より良い職場環境や、効率の良い教育環境を用意できる可能性があります。
リファレンスチェックは、主に採用活動を行う企業側にとってのメリットが大きい調査です。
ただこのポイントに関して言えば、求職者側のメリットも十分に期待できると言えるでしょう。
4.オンライン面接でも公平な視点で応募者を判断しやすい
社会情勢の変化と共に、近年増加しているのが、インターネットを活用した採用活動です。
オンライン面接が当たり前になる中で、応募者のリアルな情報を手に入れるため、四苦八苦する企業も多いのではないでしょうか。
こんなときにも、リファレンスチェックを行えば、より詳細な情報を確認できます。
オンラインではアピールしづらい強みを持つ求職者についても、客観的な評価を活かし、より公平な視点で判断しやすくなるでしょう。
「オンライン面接でもより精度の高い情報がほしい」と願う企業にとって、リファレンスチェックのメリットは非常に大きいと言えます。
リファレンスチェックのデメリット
メリットも多いリファレンスチェックですが、残念ながらデメリットもあります。
いざ実践しようと思ったときには、こちらも頭に入れておいてください。
採用活動を行う企業にとってのデメリットは、以下のとおりです。
1.リファレンスチェックを拒否される可能性がある
リファレンスチェックは、求職者の前の勤め先に対して行われる調査です。
もちろん、依頼したからといって必ず応じてもらえるわけではありません。
スケジュールの都合や手間がネックとなり、断られるケースは多いもの。
相手先に断られれば、当然リファレンスチェックそのものが不可能になってしまいます。
相手方からリファレンスチェックを拒否される可能性も考慮し、リファレンス先はあらかじめ複数確保しておくのがおすすめです。
事前準備を入念に整えておくことで、デメリットを最小限にできるでしょう。
2.リファレンスチェックの結果が正しいとは限らない
事前準備を整えて、適切な形でリファレンスチェックを行った場合でも、残念ながらその結果がすべて正しいとは限りません。
応募者本人にリファレンス先を紹介してもらう場合、「できるだけ自分にとって良い情報を提供してくれる相手」を選ぶのは当たり前のこと。
また、余計なトラブルを避けるため、無難に答えようとするリファレンス先も決して少なくありません。
また反対に、リファレンスチェックの結果があまり良くなかった場合でも、それが真実とは限らないでしょう。
応募者本人とリファレンス先との相性が悪ければ、良くない情報ばかりが出てきてしまう可能性もあります。
もう一点頭に入れておかなければならないのは、「リファレンスチェックで得られるのはあくまでも過去の情報のみ」という点です。
リファレンスチェックの結果がどう出ても、これから先、再就職先で能力を発揮するかどうかは別問題と言えるでしょう。
リファレンスチェックを行った場合でも、その情報だけを鵜呑みにして採用するのは危険です。
あくまでも、「採用活動を行うためのヒントの一つ」に過ぎません。
3.候補者が選考を辞退する可能性がある
リファレンスチェックは、応募者自身にも一定の負担をかける調査です。
転職を検討する方の中には、「前職での人間関係が良好ではない」「事情があってリファレンスチェックされたくない」と考える方もいます。
リファレンスチェックを原因に、選考そのものを辞退されてしまう恐れもあるでしょう。
その他に「リファレンスチェックのない魅力的な企業」があれば、そちらの方に流れてしまう可能性も。
こちらもリファレンスチェックのデメリットの一つです。
4. 費用・料金・手間が発生する
リファレンスチェックに社内で対応しようとすれば、その分の手間と人件費が発生します。
採用担当の負担が増加してしまうでしょう。
リファレンスチェックをサービスとして提供する専門業者も多いですが、この場合のデメリットは費用・料金です。
サービスを利用する場合、金額と内容のバランスを見極めた上で、利用先を決定してみてください。
リファレンスチェックの流れ
実際にリファレンスチェックを行う場合、適切な流れに沿って手続きを進めていく必要があります。
基本的な流れは以下のとおりです。
1.リファレンスチェックの実施について応募者に説明
リファレンスチェックを行うためには、まず応募者自身に同意してもらう必要があります。
・リファレンスチェックの内容 ・リファレンスチェックを行う目的 ・調査を行う場合の今後の流れ ・応募者自身にやってもらうこと
これらの点について、丁寧に説明しましょう。
日本企業でも徐々に広まっているとはいえ、「リファレンスチェックを受けるのが初めて」という方も少なくありません。
リファレンスチェックの意味や意図まで、しっかりと理解してもらうことが重要です。
2.応募者が承諾
説明内容を理解し、応募者自身がリファレンスチェックを承諾してくれたら、初めて調査が可能になります。
リファレンスチェックに承諾してもらえない場合、
- 応募者の負担を考慮し、軽減できる方法を提案する
- リファレンスチェック以外の方法で、選考する
といった工夫が必要になるでしょう。
3.応募者に回答者を探してもらい、紹介を受ける
リファレンスチェックでは、応募者自身に回答者を探してもらう必要があります。
前職の上司や同僚に連絡し、リファレンスチェックへの回答に同意してもらいましょう。
回答者が決まったら、その連絡先を共有します。
4.回答者と連絡をとりスケジュールを決定
応募者から回答者の連絡先を教えてもらったら、企業側からコンタクトをとり、リファレンスチェックの日程調整をします。
日程が決まったら、具体的にどういった質問をするのか検討しておきましょう。
5.リファレンスチェックの実施とレポート作成
チェック実施日当日になったら、事前に決めた方法で調査を行います。
- 書類形式
- 電話形式
- 面接形式
主に3つの形式がありますが、近年増えているのがオンラインでの面接形式です。
こちらから相手に質問をし、回答してもらいましょう。
6.レポート作成
レファレンスチェックの結果を、レポートにしてまとめます。
- 回答者情報（応募者との間柄など）
- 質問内容
- 回答結果
- 総評
作成したレポートは、採用判定に関わる人のみで共有しましょう。
ここでは基本的な流れについて解説しましたが、回答者の選出を応募者自身ではなく、企業側が行うケースもあります。
この場合、応募者本人の了解を得たら、さまざまなツテをたどって回答してくれる人を見つけるところからスタートしましょう。
リファレンスチェックの具体的な質問例
リファレンスチェックを行う際に、「具体的にどういった質問をすれば良いのか？」と悩む方は少なくありません。
具体的な質問例を挙げるので、ぜひ参考にしてみてください。
- 求職者との関係はどういったものですか？
- 応募者の勤務期間や役職、職務内容は○○で間違いありませんか？
- 同僚や上司とのコミュニケーションは良好ですか？
- 行動や考え方がつかめず、困ったことはありましたか？
- 遅刻や欠勤はどの程度ありましたか？
- 上司や部下とうまくやっていましたか？
- 端的に言うと、どのような人物ですか？
- 個人で働くのとチームを組んで働くのでは、どちらが得意だと思いますか？
- 仕事上での、主な実績を教えてください。
- 業務上でトラブルが生じた際に、どういった対応をしていますか？
- 応募者とまた一緒に働きたいと思いますか？
- 改善できる部分があるとしたら、どういった部分を挙げられますか？
- リーダーシップがあると感じますか？
リファレンスチェックでは、応募者の前職での勤務状況やコミュニケーション能力、仕事スタイルなどについて確認していきます。
どういった情報を把握したいのか、はっきりさせた上で質問内容について検討してみてください。
リファレンスチェックの注意点
リファレンスチェックを問題なく実施するためには、いくつか注意点があります。
適切に実施するため、以下のポイントに注意してください。
1.実施するためには応募者本人の同意が必要
リファレンスチェックを行うためには、必ず応募者本人の同意を得る必要があります。
なぜなら、リファレンスチェックで得られる情報は、個人情報保護法の対象だからです。
応募者本人の同意なく、勝手に調査を行うことはできません。
もちろん応募者本人からチェックを拒否されるケースもありますから、その場合にどう対処するのかも、非常に重要なポイントになるでしょう。
2.何を聞いても良いわけではない
リファレンスチェックでは、質問内容にも配慮する必要があります。
本人が同意しているからといって、何を聞いても良いわけではありません。
たとえば、
- 本籍地や出生地について
- 家族の職業や経歴、資産などについて
- 住居や家庭、生活環境について
- 信仰する宗教について
- 支持する政党について
- 人生観や思想について
- 労働組合について
- 社会運動への参加状況について
これらの項目について質問すれば、職業差別につながる可能性も。
本人に責任のない項目や、思想信条に関わる項目は、質問内容に含めないよう注意してください。
3.リファレンスチェック後の内定取消は慎重に
リファレンスチェックを実施した結果、「問題がありそうだから内定を取り消したい…」と思うこともあるかもしれません。
しかしいったん内定を出してしまうと、その時点で「労働契約が成立している」とみなされます。
よほどの理由がない限り、内定を取り消すことはできません。
内定取消が認められる可能性があるのは、リファレンスチェックによって、経歴詐称や前職で重大な懲戒処分を受けている事実が発覚した場合のみ。
トラブルを避けるためにも、リファレンスチェックは内定を出す前に実施するのがおすすめです。
4.個人情報の取り扱いは適正に
リファレンスチェックで取得した個人情報は、採用活動のためだけに、適正に取り扱う必要があります。
個人情報を勝手に第三者に提供することはできません。
誰もが簡単に閲覧できる状態で、情報を保管するのも違法です。
個人情報を扱う場合のルールを徹底し、社内で適正に管理できる環境を整えましょう。
リファレンスチェックに違法性あるの？
リファレンスチェックを実施する際に、気になるのがその違法性について。
まず知っておきたいのは、「リファレンスチェックそのものに違法性はない」という事実です。
ただし、以下の2つの状況下においては、違法性があると判断されるケースもあるため、十分に注意してください。
本人の同意なくリファレンスチェックを行う
リファレンスチェックを実施するためには、必ず本人の同意を得る必要があります。
「たまたま応募者の前職にツテがある」など、勝手にリファレンスチェックを実施した場合、個人情報保護法に抵触。違法行為と判断されます。
本人の同意なくリファレンスチェックを行った場合、情報を求めた企業側はもちろん、情報を提供する回答者側も罪に問われてしまうでしょう。
合法的に実施するため、同意を得るステップでは、丁寧な行動を心掛けてください。
リファレンスチェックの結果、内定を取り消した
もう一つ、リファレンスチェックに関連して違法性を指摘されやすいのが、チェック後の内定取消についてです。
こちらは労働基準法に抵触する行為と判断されます。
いったん結んだ労働契約を、簡単に破棄することはできません。
客観的に合理的な理由があると判断されなければ、リファレンスチェック後の内定取消はできないのです。
内定取消は、解雇と同じ意味を持ちます。
簡単に解雇しようとすれば、解雇権の乱用と判断されてしまうでしょう。
また、リファレンスチェックの拒否を理由に、内定を取り消すこともできません。
違法行為になるという事実を、しっかりと頭に入れておきましょう。
リファレンスチェックの実施が難しい場合
前述のとおり、リファレンスチェックは、企業側が希望したからといって必ず実施できるわけではありません。
応募者本人から拒否されるケースもあれば、回答者や前職企業から、さまざまな事情で断られてしまうケースもあります。
まずは、リファレンスチェックの負担をできるだけ軽減できるような提案をしてみてください。
またリファレンスチェックの目的や意義を理解してもらえるよう、丁寧に説明することも大切です。
それでも実施が難しい場合、リファレンスチェックに変わるその他のサービスの利用を検討してみてください。
「SNS時代の人物健全度調査サービス」なら、履歴書と面接だけでは判断できない応募者の過去をリサーチできます。
サービス内容の詳細については、後述します。
リファレンスチェックとバックグラウンドチェックの違い
リファレンスチェックと似た言葉に、バックグラウンドチェックがあります。
バックグラウンドチェックとは、応募者に対する背景調査のこと。
「雇用調査」や「採用調査」と呼ばれるケースもあるようです。
バックグラウンドチェックでは、以下のような項目が調査されます。
- 学歴や職歴
- 勤務態度
- 反社会的勢力とのつながり
- 破産歴や民事訴訟歴
- SNSへの投稿内容
バックグラウンドチェックは、「これから採用しようとしている人が、自社に損害を与える人材かどうか？」という目線で行われます。
学歴や職歴については、本人の申し出に嘘がないか、過去にSNS等で不適切な発言をしていないかどうかなどがチェックされるでしょう。
気になるリファレンスチェックとの違いについてですが、リファレンスチェックはバックグラウンドチェックの一環として行われるケースが多いようです。
バックグラウンドチェックは「応募者自身にネガティブなポイントがないことを確認するため」に行われるもの。
一方でリファレンスチェックは、「応募者自身の働きぶりや適性、自社との相性を確認するため」の調査と言えるでしょう。
リファレンスチェック代行サービスとは
リファレンスチェックに社内で対応しようとすれば、時間も手間もかかります。
チェックに時間がかかれば、選考にかかる時間も延びてしまうでしょう。
貴重な人材が、他社へと流れてしまう恐れもあります。
リファレンスチェックを負担なくスピーディーに実践するために、おすすめなのがリファレンスチェック代行サービスです。
近年はオンライン完結型のサービスも増加。
リファレンスチェックの依頼からレポート作成まで、すべてを代行してもらえれば、チェックにかかる手間を最小限にできるでしょう。
代行業者によっては、オンライン完結型だけではなく、電話やWebカメラを使った面接形式に対応してくれる場合もあります。
過去の支援実績から、より効率的なリファレンスチェックのためのサポートを受けられる点も、非常に大きなメリットです。
リファレンスチェック代行サービスの費用・料金の相場
リファレンスチェック代行サービスを利用する際に、気になるのが費用・料金についてです。
利用する業者やプランによって異なりますが、だいたい「4万円～8万円」を見ておきましょう。
オンライン完結型のサービスであれば、コストは1人あたり2万円～3万円程度にまで圧縮できる可能性も。
面接形式を希望する場合や、より手厚いサポートを期待する場合には、請求金額がアップする可能性が高いです。
リファレンスチェックを依頼する調査会社の選び方
リファレンスチェックを行う調査会社は、どこを選んでも同じというわけではありません。
満足いくサービスを受けるため、ぜひ以下のポイントをチェックし、依頼先を選定してみてください。
- 質問設定のためのサポートが充実していること
- なりすまし防止策が講じられていること
- スタッフによるサポートをしっかり受けられること
- 自社に合った料金プランを選択できること
リファレンスチェックで有用な情報を得られるかどうかは、質問の質によって変わってくるでしょう。
とはいえ、初めてリファレンスチェックを行う場合、「そもそもどういった質問が有効なのかわからない」という方も少なくありません。
このような場合、質問を柔軟に設定できるだけではなく、より効果的な質問を設定できるようサポートしてくれるサービスがあれば、安心して利用できます。
またリファレンスチェックでは、応募者が自身に有益な情報を提供するため、なりすましを行うケースもあります。
より公平な目線で採用活動を進めていくためには、なりすましができない環境を用意する必要があるでしょう。
リファレンスチェックとバックグラウンドチェックの両方を希望する場合、同じ調査会社に依頼するのが理想です。
こちらについても、ぜひ選定ポイントに加えてみてください。
どこまでチェックするべき？
リファレンスチェックを行う際に、「どこまでチェックするべきだろうか？」と悩む方も多いのではないでしょうか。
新卒・中途・派遣・契約社員・アルバイトのそれぞれについて、チェックしておきたい範囲について解説します。
新卒
リファレンスチェックは、企業と応募者の相性を確かめるための調査です。
上手に活用できれば、新卒生の早期離職を防ぐためのヒントとして活用できるでしょう。
とはいえ、新卒生相手のリファレンスチェックは、決して簡単ではありません。
新卒の場合、「前職」というものが存在していませんから、回答者を見つけるのが難しいでしょう。
友人や家族、アルバイト先の上司などに依頼した場合でも、その有効性には疑問が残ります。
バックグラウンドチェックの場合、採用後にトラブルに発展しそうな人材をあらかじめ見極めやすくなるでしょう。
新卒採用時にも、一定の効果が期待できます。
中途
中途採用は、リファレンスチェックを活用しやすい状況と言えるでしょう。
基本的には現職（※すでに退職している場合は前職）において、応募者自身と深く関係していた人を対象に行われます。
何度か転職を繰り返している場合、「以前の仕事のその前の職場も対象になるのか？」と疑問に思うこともあるかもしれません。
企業側に「退職理由を知りたい」「何度も転職を繰り返している理由が知りたい」といった狙いがある場合は、前職や前々職までが対象になる可能性もあるでしょう。
また、「今の仕事先に転職活動を知られたくない」といった事情がある場合、現在の勤め先ではなく、一つ前の職場でリファレンスチェックができる場合も。
応募者と一度相談してみると良いでしょう。
派遣
派遣社員についても、派遣先が外資系企業の場合、リファレンスチェックやバックグラウンドチェックが日常的に行われています。
正社員よりも入れ替わりが多い派遣社員だからこそ、身元保証が重要なポイントになるのでしょう。
派遣社員の場合、リファレンスチェックよりもバックグラウンドチェックが多く行われがちです。
過去の経歴に詐称はないか、SNS上でのやりとりに問題はないかなど、マイナスポイントについて調査が行われます。
契約社員
契約社員は、比較的入れ替わりが多い企業も多いでしょう。
リファレンスチェックやバックグラウンドチェックを入念に行っても、十分なメリットが得られない可能性も。
最低限のリスクを避けるため、「反社会的勢力とのつながり」についてのみ、調査するケースが多いようです。
アルバイト
アルバイトも契約社員と同様です。
最低限の準備として、バックグラウンドチェックで「反社会的勢力とのつながり」についてのみ確認しておきましょう。
SNS時代の人物健全度調査サービス
インターネットが身近になった今、個人が不祥事を起こした場合でも、会社との関連を指摘され炎上するケースは少なくありません。
とはいえ、社内の人材に危ういところが見つかったとしても、そう簡単に解雇はできないのが日本の現状です。
だからこそ重要なのは、「リスクの高い人材をあらかじめ把握し、最初から雇用しない」ということなのでしょう。
「履歴書や面接だけでは、応募者の本質を見抜くのは難しい…」と感じている方におすすめなのが、「ネットの履歴書」です。
「ネットの履歴書」では、以下のような情報媒体から、応募者本人の素の部分を見抜きます。
- 各種SNS
- 個人ブログ
- ニュースサイト
- ネット掲示板
- 新聞各社の報道履歴
- 犯罪に関する報道の集約掲示板
- すでに削除されているネット上の情報
- 検索結果に表示されない情報
これらの情報により、応募者自身の過去の犯罪歴や反社会的勢力とのつながり、SNS上の問題行動といったネガティブな要素がないかどうか確認できます。
また「ネットの履歴書」の魅力はそれだけではありません。
本人のものと思われるSNSアカウントからインフルエンサーとしての技量をチェックできるほか、履歴書には記載していない表彰歴等の確認も可能に。
ポジティブな要素についても把握した上で、採用活動のヒントにできます。
「早期離職を防ぎたい」「自社の社風に合った人材を採用したい」と思う方にも、「ネットの履歴書」は人気です。
教育・人材サービス・医療・福祉・物流など…サービスを導入する業界は多岐にわたります。
依頼日から最短4日で報告書を受け取れるなど、採用活動の途中でも、導入しやすい点も魅力と言えるでしょう。
まとめ
リファレンスチェックやバックグラウンドチェックは、企業のリスクを低減させるため、またより自社にマッチした人材を確保するために、欠かせない調査になってきています。
これまでは外資系企業への転職時によく行われる調査でしたが、今後は日本企業においても、導入数が伸びていくと予想されます。
リファレンスチェックやバックグラウンドチェックは、履歴書や面接に現れない応募者の情報をチェックできる点が最大の魅力。
とはいえ、そのためにかかる手間やコストは決して少なくありません。
「ネットの履歴書」なら、申し込みから調査報告書の納品まで、スピーディーかつシンプルに手続きを進めていけます。
新たな採用基準として、ぜひご活用ください。
さらにコロナにより採⽤活動は対⾯からオンラインへシフトし、Web⾯接が⼀般化したことで、より「優秀⼈材」の⾒極めの難易度が⾼まっています。
オンラインでも「優秀⼈材」を採⽤するためのポイントについてまとめた資料をご用意しましたので、よろしければ以下よりダウンロードください。
